Productividad

3 razones por las que necesitas obtener una herramienta de gestión de proyectos inmediatamente

¿Te encuentras a menudo por todas partes cuando haces tus tareas? Una herramienta de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar y llevar tus proyectos al éxito.

27 de abril de 2020
Por
Angelique Parungao

Con el creciente número de equipos que trabajan a distancia desde una instalación dispersa, la necesidad de una estructura al realizar los proyectos es ahora más crítica que nunca. De hecho, incluso cuando se trabaja por cuenta propia, las herramientas de gestión de proyectos (PM) son necesarias para garantizar que se mantenga el rumbo de las tareas y los plazos. Sin embargo, según una encuesta realizada por la empresa de formación en gestión de proyectos Wellingtone, sólo el 22% de las organizaciones utilizan actualmente el software de gestión de proyectos. Debido a esto, el 50% de los encuestados dijeron que pasan uno o más de sus días de trabajo sólo para recopilar informes manualmente. Eso es mucho tiempo dedicado por los empleados que podría ser gastado en cosas más importantes.

Si usted o su organización no se han dado cuenta de la importancia de tener una herramienta de PM en su vida, aquí hay tres razones por las que debería empezar a reconsiderar.

Razón #1: Mantener la visibilidad y la responsabilidad

En el acelerado y moderno mundo laboral, los proyectos se mueven constantemente y es difícil saber quién hace qué. Especialmente cuando se trabaja con equipos, tener una herramienta de PM puede ayudar a asegurar que todo el mundo tenga los ojos puestos en las actualizaciones y el progreso de las tareas. También ayuda a mantener a cada miembro del equipo responsable de lo que tiene que hacer, ya que las herramientas de MP ponen todas las responsabilidades, así como las fechas de vencimiento en una plataforma. Tener una solución que reúna todas las cosas que tu equipo necesita hacer en un solo lugar puede seguramente mejorar tu colaboración, asegurándote de que todos se ocupan del rendimiento y la contribución de los demás para que tu equipo lleve a cabo el proyecto. Las herramientas de PM pueden proporcionar el estado en tiempo real, de modo que sabrás qué está retrasando al equipo o incluso acelerando las cosas. 

Razón #2: Hacer la vida laboral menos estresante

Tener una herramienta de PM también ayuda a racionalizar las tareas y asegurarse de que sólo se centra en lo que es importante. Con herramientas como la delegación de tareas, es fácil ver quién está a cargo de una responsabilidad específica, evitando dar más carga de trabajo, para que todos puedan dedicar bien su tiempo. Además, las herramientas de PM también pueden automatizar las tareas manuales, para que usted o sus colegas puedan evitar el trabajo repetitivo y manual. Las herramientas de MP pueden hacer que los equipos trabajen sin problemas, ya que las tareas de cada uno se delegan adecuadamente en función de la capacidad del equipo, optimizando así los recursos si necesitas asignar más o menos personas a una tarea específica. Contar con esta solución puede ayudar a aliviar el estrés y el agotamiento del equipo, ya que cada persona recibe una cantidad igual de carga cuando se trata de su trabajo. 

Razón #3: Administrar su tiempo correctamente

Especialmente cuando se trabaja con una agenda apretada, las herramientas de PM son grandes soluciones para ayudarte a programar adecuadamente tus tareas para que puedas dedicar más tiempo a las cosas en las que necesitas concentrarte. Adjuntar fechas de vencimiento, con una notificación cuando esté cerca de la fecha límite, puede ayudarle a planificar cómo quiere abordar su tarea. También te da una idea de la viabilidad de llevar a cabo el proyecto en comparación con el plazo que asignaste. Además, si trabajas con varias personas o equipos, disponer de una herramienta de PM que pueda hacer un seguimiento de su tiempo puede ayudar a tener en cuenta el tiempo de cada uno, de modo que no se superpongan los calendarios cuando se asignen las tareas. 

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