Comunicación

¿En qué situación se encuentran los correos electrónicos en 2020?

¿Puedes seguir confiando en los correos electrónicos hoy en día? Consideramos los desafíos de la comunicación, así como las soluciones y las mejores alternativas a esta popular herramienta de comunicación en el lugar de trabajo.

14 de agosto de 2020
Por
Darpan Keswani

Con 124.500 millones de correos electrónicos comerciales enviados cada año, la sobrecarga de información es un verdadero problema para las organizaciones. Los empleados no pueden encontrar los datos correctos cuando los necesitan, y los correos electrónicos esenciales que se envían pueden perderse, borrarse u olvidarse.

El uso del correo electrónico con su personal de primera línea trae un nuevo conjunto de desafíos. Desafíos que puedes evitar cambiando la forma en que te comunicas.

"Los correos electrónicos son una parte importante de mi día de trabajo"

Es justo, los correos electrónicos pueden ser usados para programar reuniones, reenviar información y hablar con vendedores y clientes.

"Entonces, ¿por qué debería alejarme de los correos electrónicos?"

Un estudio reciente de Pew revela que la nueva generación de trabajadores (GenZ) prefiere los mensajes y los mensajes de texto al correo electrónico.

Otra encuesta encontró que un tercio de los empleados americanos dejan una compañía cuando la tecnología dificulta el trabajo.

Alejarse del correo electrónico puede ayudarte a atraer y retener a los mejores talentos, así como a evitar otras desventajas como:

Viene con un costo oculto

Un estudio de la Universidad de Carleton encontró que los empleados pasan 11,5 horas o un tercio de su tiempo a la semana respondiendo correos electrónicos.

Además, una vez que un empleado abre un correo electrónico, le toma 16 minutos para reanudar su trabajo. Asumiendo que 10 de los 120 correos electrónicos requieren una respuesta, eso es casi 3 horas al día perdidas reenfocando.

No siempre es accesible

El 70% del personal de ventas al por menor, sanitario o de construcción no revisa mucho su correo electrónico en el trabajo. Así que si envía una actualización crítica o un cambio de política, sus trabajadores podrían perderlo.

Afecta a la eficiencia

Buscar ese único correo electrónico para encontrar una respuesta es frustrante para sus empleados. La investigación del Consejo de Servicio encontró que "el tiempo dedicado a buscar información" es el obstáculo número 2 para el personal en el lugar de trabajo.

Limita la colaboración

Cuando reenvías correos electrónicos el receptor tiene que pasar por una cadena no estructurada para llegar al punto. Cuanto más largo es el correo electrónico, más difícil es seguir la conversación.

Disminuye el compromiso

El correo electrónico se siente formal, así que su personal podría dudar en pedirle su opinión, o responder a sus sugerencias a través de él.

Esta cuestión es especialmente relevante para las industrias con poca participación de personal como la de la salud, la manufactura y la hostelería.

Es dependiente del texto

La era de los medios sociales significa que el personal absorbe información usando palabras, imágenes y videos. La naturaleza del texto del correo electrónico limita la forma en que quieres hacer llegar el mensaje.

Puedes agregar archivos adjuntos, pero la mayoría de los servicios como Gmail, Outlook y Yahoo! tienen un límite en el tamaño del archivo que puedes enviar.

Tiene un registro permanente

Si envías información sensible a una dirección de correo electrónico equivocada, no puedes borrar el mensaje, lo que te pone en riesgo de incumplimiento o -confidencialidad.

"¿Qué debo hacer ahora?"

Hay dos rutas que puedes tomar: optimizar tu correo electrónico o reemplazarlo.

Las técnicas de optimización pueden reducir el número de correos electrónicos en los buzones de entrada hasta cierto punto.

Optimización del correo electrónico # 1: Crear hábitos saludables de correo electrónico

Cuando los empleados monitorean constantemente su correo electrónico después del trabajo, pierden el tiempo de inactividad esencial que los cerebros necesitan. - Maura Thomas, autora, Secretos de la productividad personal

Utilice esta lista de mejores prácticas para crear una cultura de correo electrónico saludable en su empresa:

Abstenerse de la comunicación fuera de horario - Vynamic, una consultoría de salud en Filadelfia llama a esto "zmail", donde se desaconseja el correo electrónico entre las 10pm y las 7am durante la semana, y todo el día los fines de semana.

Revisa los trozos - Pide a los empleados que revisen los correos electrónicos dos veces al día, les ayudará a centrarse en su trabajo durante más tiempo. Fomente las llamadas telefónicas para asuntos urgentes.

Considere el por qué. ¿Es importante el correo electrónico que envía o es un mensaje "por si acaso"? Si es lo último, habla con tus empleados en su lugar.

Optimización del correo electrónico # 2: Usar las herramientas de "gestión de correo electrónico".

Los rastreadores de tiempo (Toggl, Clockify) muestran a los usuarios cuánto tiempo pasan en sus bandejas de entrada. Una vez que los empleados se dan cuenta de que los correos electrónicos consumen su día de trabajo, estarán más atentos para reservar tiempo para el trabajo profundo.

Email CRM (Zoho, Salesforce) ayuda a los usuarios a centralizar y organizar toda la información en un solo tablero, reduciendo el tiempo que pasa entre su bandeja de entrada y el CRM.

Reemplazo del correo electrónico: Plataforma de comunicación interna

La mayoría de las aplicaciones de chat para consumidores conocidas son primero para móviles y son intuitivas, por lo que es mejor implementar una herramienta similar en el trabajo. Una plataforma de comunicación interna como Eko encaja en la cuenta y permite a las empresas:

Fomentar la colaboración

Los chats, las llamadas de voz y las videollamadas aumentan el compromiso de los empleados y facilitan la retroalimentación.

Estructura de las comunicaciones

Los temas son chats enhebrados que facilitan a su personal el seguimiento y la gestión de las conversaciones sobre un determinado tema.

Motivar a los empleados

Pulgares arriba puede ser usado para elogiar a los empleados, hacerlos sentir valorados y mejorar la retención del personal.

Ahorra tiempo

¿En qué situación se encuentran los correos electrónicos en 2020?

La Gestión del Conocimiento ayuda a su personal a encontrar la información más rápidamente ya que todas las políticas de la empresa, las listas de control de procesos y otros documentos están almacenados en un solo lugar.

¿Es posible una organización sin correo electrónico?

Las empresas que quieren seguir siendo competitivas tienen que atraer y retener el talento cumpliendo con sus demandas. El trabajador moderno quiere colaboración en tiempo real, retroalimentación regular y estar comprometido. La optimización del correo electrónico y la adopción de una plataforma de comunicación son sólo dos de los varios caminos que puede tomar para fortalecer sus comunicaciones internas. Al final, se trata de encontrar el método más adecuado para su fuerza de trabajo.

Fuentes:

1 – campaignonitor.com
2 – globalnews.ca
3 – humancapital.aon.com

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